Хранение документов

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения. В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором. Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30.11.94 г. № 09-10-2/1141.

Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения. Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур [6, с. 207].

Читайте также:

Оценка качества потребительских кредитов в портфеле банка
Для совершенствования кредитования индивидуальных заемщиков в ОАО Сбербанк РФ предлагается внедрить систему автоматизации процесса принятия решения о выдаче кредитов. Описание бизнес-процессов потребительского кредитование и их автоматизация базируется на следующих методологических положениях: - На ...

Общая характеристика банковской системы Республики Беларусь
Правовые основы деятельности банковской системы Республики Беларусь определены Банковским кодексом Республики Беларусь, другими законодательными и нормативными актами, действующими на территории Республики Беларусь. Действия законов распространяется на кредитные учреждения, расположенные на террито ...

Порядок открытия, ведения счетов физических лиц и учет операций по ним
Открытие физическим лицам счетов в белорусских рублях и иностранной валюте осуществляется банком на основании их устных заявлений и одновременно заключаемых договоров при предъявлении документа, удостоверяющего личность физического лица, а при открытии счета представителем по доверенности с соответ ...